Làm thế nào để mở lại file Word, Excel hay PowerPoint khi đóng mà chưa kịp lưu?

Đây có thể nói là vấn đề mà rất nhiều người dùng gặp phải, đó là đóng lại các file văn bản, Office vừa làm việc mà quên mất không lưu - Save lại. Hoặc trong trường hợp mất điện đột ngột, máy tính gặp lỗi màn hình xanh, treo máy... tất cả đều có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Vậy nếu muốn tìm lại những file Excel,Word hoặc PowerPoint chưa kịp lưu đó thì phải làm thế nào? Mời các bạn đọc bài viết dưới đây của Quản Trị Mạng nhé!

• Tổng hợp những phím tắt đắt giá trong Microsoft Excel
• 10 cách khôi phục tập tin Excel bị lỗi

1. Lấy lại file Excel 2010, 2016 chưa kịp lưu trên Windows

1.1 Lấy lại file Excel 2016 chưa kịp lưu

Cách 1: Dùng chính ứng dụng Excel 2016 trên máy

Để khôi phục những file Excel bị đóng bất ngờ khi chưa kịp lưu, các bạn làm theo những bước sau:

Bước 1: Vào File > Open > Recent

Bước 2: Kéo xuống cuối cùng màn hình > nhấp vào Recover Unsaved Workbooks

Bước 3: Bạn sẽ nhìn thấy những file được lưu tự động ở mục này:

Chỉ cần mở đúng file mình cần, sau đó lưu lại là được.

Cách 2: Khôi phục file Excel từ OneDrive

Tất nhiên, cách này chỉ sử dụng được khi bạn sao lưu hoặc đồng bộ các file tài liệu trên máy tính với OneDrive.

OneDrive giữ lịch sử của một phiên bản mà bạn có thể duyệt và khôi phục từ bất cứ khi nào muốn. Bạn có thể lưu chúng vào một thư mục, chẳng hạn như Documents. Dễ dàng nhất để hoàn thành quá trình này thông qua giao diện trình duyệt OneDrive.

Đầu tiên, hãy truy cập trang onedrive.live.com.

Tìm đến file tài liệu bạn cần khôi phục, nhấp chuột phải lên nó, chọn Version history.

Bây giờ bạn sẽ thấy một danh sách các phiên bản mà OneDrive đã lưu trữ. Bạn thậm chí có thể xem trước từng phiên bản. Tìm đúng bản mình cần và chọn Khôi phục/Restoređể ghi đè lên phiên bản hiện tại của tài liệu hoặc Tải xuống/Download để tải bản sao của phiên bản đó.

1.2. Lấy lại Excel 2010 chưa lưu

Liệu các bạn có biết rằng Microsoft đã "bí mật" trang bị 1 tính năng tuyệt vời cho bộ sản phẩm văn phòng Office, giúp người dùng KHÔI PHỤC LẠI NHỮNG VĂN BẢN CHƯA ĐƯỢC LƯU. Và để sử dụng tính năng này, các bạn cần làm theo đúng trình tự sau:

• Microsoft Office của bạn phải có AutoSave và AutoRecover đang ở trạng thái kích hoạt.
• Mở ứng dụng Office bạn cần sử dụng.
• Chọn tab File.
• Chọn tiếp Recent.
• Với Word 2010 thì chọn Recover Unsaved Documents, với Excel 2010 thì chọn Recover Unsaved Workbooks còn PowerPoint 2010 làRecover Unsaved Presentations:

Với Microsoft Office Word 2010

Khi sử dụng tính năng này, thư mục lưu trữ các bản nháp - Draft của file văn bản sẽ được hiển thị. Bạn hãy tìm đến đúng file cần sử dụng và chọn Open, khi tìm được file dữ liệu bạn cần thì hãy Save As vào thư mục làm việc của bạn trên máy tính. Lưu ý rằng thư mục lưu trữ file nháp đó có địa chỉ khác nhau, tùy vào từng hệ điều hành:

• Trên Windows Vista/7/8: C:\Users\User_Name\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
• Windows XP: C:\Documents and Settings\User_Name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Office\UnsavedFiles

Một lưu ý nữa đi kèm là các bạn tuyệt đối không nên thay đổi đường dẫn lưu file nháp này của Microsoft Office, và thông thường các file nháp này sẽ được lưu trong vòng tối đa là 4 ngày kể từ thời gian khởi tạo. 

2. Khôi phục file Excel chưa lưu trên macOS

Để khôi phục file Excel chưa kịp lưu, bị ghi đè trên macOS bạn cũng có thể làm theo cách 2 như trên Windows, tức là lấy lại file thông qua OneDrive. Ngoài ra, còn một cách lấy file Excel trên máy Mac nữa như sau: 

Mở Finder > Macintosh HD. Nếu bạn không thấy Macintosh HD (hoặc một tên khác cho ổ cứng của bạn), hãy vào Finder > Preferences và chọn Hard disk trong mục Show these items in sidebar.

Thông thường, đường dẫn sẽ như sau: Users > [ten_tai_khoan] > Library > Application Support > Microsoft > Office > Office 2011 AutoRecovery

Nếu bạn không nhìn thấy Library trong thư mục người dùng của mình, bạn sẽ cần hiển thị file ẩn. Đầu tiên, nhập lệnh sau vào terminal:

defaults write com.apple.finder AppleShowAllFiles YES

Sau đó, Option + nhấp chuột phải vào biểu tượng Finder và chọn Relaunch.

Bạn có thể sử dụng terminal để làm cho quá trình này dễ dàng hơn bằng cách gõ lệnh sau để mở thư mục thích hợp:

open /Users/[ten_tai_khoan]/Library/Application\ Support/Microsoft/Office/Office\ 2011\ AutoRecovery

Tùy thuộc vào phiên bản Office mà các thư mục đích có thể khác nhau. Ví dụ, Excel 2016 lưu các tập tin trong ~/Library/Containers/com.microsoft.Excel/Data/Library/Preferences/AutoRecovery/

Nếu bạn đang gặp vấn đề khi tìm các file AutoRecovery, hãy thử tìm kiếm phiên bản Office của bạn để xem xem chúng được lưu ở đâu. Khi đã tìm thấy file mình cần, chỉ cần nhấp đúp vào để mở chúng và lưu chúng ngay lập tức.

Lưu ý rằng, Excel chỉ giữ file AutoRecovery này trong một khoảng thời gian giới hạn, vì vậy tốt nhất nên luyện thói quen nhấn Ctrl + S ngay khi ngừng gõ.

3. Thiết lập AutoSave và AutoRecover trong Office:

Để kích hoạt hoặc tùy chỉnh các tính năng này, các bạn làm theo bước chọn File > Option > Save:

Các bạn nhớ đánh dấu tích vào cả 2 ô: Save AutoRecover... và điền số phút (thời gian Office sẽ tự lưu văn bản của bạn mà không cần phải bấm Ctrl + S) và Keep the last autosaved version if i close without saving (giữ lại bản tự lưu cuối cùng nếu bạn đóng cửa sổ mà chưa kịp lưu file).

Trong AutoRecover file location, bạn chọn vị trí muốn lưu các file mà ứng dụng tự động lưu.

Chúc các bạn thành công!

Theo: quantrimang.com

Đọc tiếp

Tạo slide đẹp cho thuyết trình PowerPoint với 8 bí quyết

Với bất cứ bài thuyết trình PowerPoint, việc tìm nội dung và cách truyền tải nội dung đó tới người xem sao cho thật hấp dẫn sẽ giúp bạn ghi điểm khá nhiều. Bên cạnh đó, mẫu silde cũng đóng góp vào sự thành công của từng bài thuyết trình.

Nếu bạn tạo nên những mẫu slide đẹp, độc đáo, với những ý tưởng táo bạo chắc chắn sẽ càng tạo ấn tượng với người xem. Ngược lại, với những slide tẻ nhạt, nhàm chán sẽ khiến người xem không còn hứng thú nữa. 8 mẹo sau mà chúng tôi giới thiệu dưới đây sẽ giúp bạn có thêm kinh nghiệm khi làm thuyết trình.

• 5 mẹo sử dụng PowerPoint chuyên nghiệp
• Khắc phục 6 lỗi thường gặp trên slide PowerPoint
• Những chiêu độc, lạ cho người dùng PowerPoint

1. Nên sáng tạo mẫu slide thuyết trình:

Bất cứ ai cũng đều đánh giá cao bài thuyết trình có nhiều sáng tạo độc đáo. nếu chúng ta dùng khuôn mẫu sẵn có của PowerPoint thì nhìn sẽ rất chán, và đôi khi mẫu của PowerPoint còn quá nhiều chữ.

Bạn hãy thoải mái sáng tạo các mẫu slide trong bài thuyết trình của mình để tạo được dấu ấn cá nhân trong mắt người xem.

2. Lựa chọn màu sắc phù hợp:

Đừng chỉ nên dùng một gam màu nóng hay lạnh trong bài, mà hãy kết hợp chúng sao cho thật phù hợp, khéo léo với nhau. Bạn hãy thử nghĩ xem, nếu một bài thuyết trình được tạo nên bởi nhiều màu sắc sẽ trở nên sống động hơn rất nhiều. Thử lên ý tưởng cho những kiểu phối màu nhé.

3. Sử dụng đúng font chữ:

Mỗi một bài thuyết trình đều cần lựa chọn đúng font chữ để phù hợp với bố cục của bài. Điều này còn ảnh hưởng đến cảm nhận của người xem. Nếu font chữ Times New Roman quá đơn điệu, font Comic Sans thì sẽ thiếu nghiêm túc. Người ta cũng khuyên chỉ nên dùng các font chữ "hoa lá" ở trên tiêu đề và chỉ dùng nếu dễ đọc. Một số font chữ được đánh giá là dễ nhìn nhất, dễ phù hợp nhất bao gồm Helvetica, Arial hay Calibri.

4. Điều chỉnh chữ phù hợp bố cục:

Khi lựa chọn đúng font chữ, bạn cũng nên chú ý bố cục của chữ phù hợp với mẫu slide. Những khổ chữ dày đặc có thể làm giảm sự tập trung của người ngồi dưới, hoặc khiến người ta chú tâm vào việc đọc mà xao nhãng việc nghe thuyết trình. Bạn đừng quá tham lam khi nhồi nhét các từ vào ít dòng, nếu cần hay chia nhỏ ý để diễn giãi rõ nghĩa mà người xem lại không bị "nghẹt thở" bởi các dòng chữ trên slide.

5. Lựa chọn hình ảnh ý nghĩa:

Dù ở bất cứ đâu cũng vậy, hình ảnh dễ dàng truyền tải hơn các dòng chữ. Đặc biệt, ảnh gây sự chú ý sẽ càng tăng tác dụng của nó. Vì thế trong bài thuyết trình của mình, bạn hãy cố gắng sử dụng các hình ảnh thật khéo léo, phù hợp với nội dung của từng slide.

6. To là đẹp

Sử dụng những hình ảnh to, rõ nét hoặc thông điệp nổi bật cũng là cách để lôi kéo sự chú ý của người xem. Tránh sử dụng hình ảnh có độ phận giải thấp, mờ hình hoặc có kích thước bé. Hay cỡ chữ quá bé khiến người đọc không còn chú ý vào bài thuyết trình.

7. Sử dụng Infographic:

Thay vi sử dụng bảng dữ liệu thông kê khô khan với hàng trăm chữ và số dày đặc, bạn có thể thay bằng Infographic với hình ảnh thú vị hơn. Người xem vẫn có thể nắm được những ý chính, nhưng không phải đọc quá nhiều. Điều đó sẽ khiến người xem cảm thấy bị cuốn hút vào hàng loạt Infographic mà bạn sử dụng.

8. Tìm cảm hứng cho mẫu slide:

Cảm hứng sẽ dễ dàng hơn khi bắt nguồn từ nhưng sự kiện, đặc biệt trong cộng đồng với lượng người đông đảo. Bạn có thể lên mạng, tìm kiếm cảm hứng cho mình hoặc tham ga những cộng đồng mạng như SlideShare, website về thiết kế để tạo hứng khởi cho bản thân.

Nếu bạn đang lên kế hoạch làm slide cho bài thuyết trình, hãy tham khảo bài viết này nhé,. Biết đâu sẽ có những ý tưởng mới lạ chợt nảy ra khi bạn đọc bài viết này thì sao.

Tham khảo thêm các bài sau đây:

• Làm thế nào để mở lại file Word, Excel hay PowerPoint khi đóng mà chưa kịp lưu?

• Khôi phục thiết lập mặc định trong Word, Excel 2003, 2007, 2010, 2013

• 4 bước sửa lỗi 0x8004FC12 khi kích hoạt Microsoft Office trên Windows 10

Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn!

Cập nhật: 07/05/2016Nguyễn Trang (Tham khảo)

Đọc tiếp